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Artikel vom 20. April 2017

„Kluge Gründer beherrschen das Chaos“ – Ablagesysteme für Gründer

Unübersichtliche Papierperge müssen nicht sein: Mit logischen Ablagesystemen wird der operative Arbeitsalltag leichter.

Ein logisches Ablagesystem vermeidet Chaos und Frust – Gründer fangen am besten schon zu Beginn damit an, ihr Ablagesystem einheitlich umzusetzen. Foto: hei. Hamburger ExistenzgründungsInitiative

Papier, Dateien, Emails, Ordner, Mappen, Flyer… – Das Thema „Ablagesysteme“ umfasst viele Elemente des operativen Arbeitsalltags  und ein einheitliches Ablagesystem verbessert die Übersichtlichkeit ungemein. Doch wie fängt man an, ein sinnvolles Ablagesystem zu etablieren? Welche Bereiche müssen berücksichtigt werden? Und ist eine ausschließlich elektronische Ablage von Dokumenten überhaupt machbar? Diesen Fragen ging Nicole Stroot von Nicole Stroot Management & Consulting beim hei.gründerfrühstück im April auf den Grund. Einige Tipps und Tricks zum Thema Ablagesysteme haben wir hier noch einmal für Euch zusammengefasst.

Ablagesysteme: Die Sammelablage reduziert dauerhaft Papierberge

Ist das Kunst, oder kann das weg? Den Spruch kennt wohl jeder. Wenn es um die eigenen Papierberge um einen herum geht, fragt so mancher Gründer sich auch, was er damit eigentlich anfangen soll. Bei der Unterscheidung zwischen den drei Ablagearten „Sammelablage“, „Archivablage“ und „Wiedervorlage“ umfasst die „Sammelablage“ all jene Dokumente, bei denen nicht sicher ist, ob sie zukünftig noch einmal wichtig werden könnten. Wo nicht klar ist, ob sie vielleicht noch einmal gelesen werden sollen und von denen man nicht weiß, wo man sie aufbewahren soll.

Die ersten Schritte auf dem Weg in ein einheitliches Ablagesystem

„Wenn Sie mit der Sammelablage beginnen wollen, nehmen Sie sich zunächst einen Heftstreifen und beschriften diesen mit einer „1“. Dann nehmen Sie das erste Stück Papier (Dokument, Flyer, Notizzettel o.ä.) für die Sammelablage und schreiben dort ebenfalls eine „1“ drauf. Heften Sie dann das Papier mit der „1“ hinter den Trennstreifen „1“. Parallel legen Sie eine Exceltabelle an, in der Sie mit einem passenden Stichwort versehen notieren, wann Sie das Dokument mit der laufenden Nummer „1“ abgelegt haben und wann sie es entsorgen wollen, zum Beispiel sechs Monate später. Setzen Sie diese Vorgehensweise fort, bis alles Papier um Sie herum wegsortiert ist“, rät Nicole Stroot. „Über den Excelfilter finden Sie via Stichwortsuche abgelegte Unterlagen schnell wieder“.

Referentin Nicole Stroot verrät Tricks und Tipps für eine einheitliche Ablage.

Das Thema „Ablagesysteme“ beschäftigt Gründer aller Branchen – und sorgte für ein volles Haus beim hei.gründerfrühstück im April. Foto: hei. Hamburger ExistenzgründungsInitiative

Emails – Finden, speichern, strukturieren

„Auch die vielen Emails manchen so manchem Gründer Angst“, weiß Ordnungsliebhaberin Nicole Stroot. „Wer nicht seine kostbare Zeit mit dem Suchen und Wegsortieren von Email-Korrespondenz verschwenden will, sollte auch hier gleich zu Beginn seine Emails in Kategorien clustern, statt aufwendig Unterordner einzurichten“, so die Expertin weiter. Die Einrichtung einiger einfacher automatisierter Regeln erleichtern die Arbeit hierbei ungemein. Zum Beispiel:

  1. alle Emails eines bestimmten Absenders (z.B. Newsletter) automatisch kategorisieren = Newsletter
  2. alle Emails mit Absender bestimmter Firmendomains automatisch kategorisieren = Kunde
  3. alle als privat gekennzeichneten Emails automatisch kategorisieren = Privat
  4. alle Emails, in denen man nur in CC als Empfänger angegeben ist kategorisieren = CC Empfänger

„Es lohnt auch, sich täglich zwei feste Zeitfenster für die Bearbeitung von Emails zu blocken. Dann geht das Abarbeiten auch von unterwegs effizient“, so Nicole Stroot. „Außerdem kann man bei der Bearbeitung des Posteingangs nach Themen wahnsinnig viel Zeit sparen“. Sinnvoll sei auch, den Bearbeitungsstatus zu verwalten und individuelle Ansichten zu erstellen, rät Nicole Stroot. „Dadurch gelingt es, sich auf bestimmte Themen zu konzentrieren“.

Das nächste Seminar zum Thema „Ordnung ist das halbe Leben“ von Nicole Stroot findet am 8. Juni statt. Ferner bietet die Expertin im hei.scheckheft diverse weitere Seminare für Existenzgründer an, unter anderem zu Themen wie Steuern und Finanzamt und Vertriebserfolg. Eine Teilnahme an den Seminaren ist auch ohne hei.scheckheft möglich.

 

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